É comum olhar para equipes que desejam ser ágeis e procuram ferramentas para isso.
Porém, focar em certas ferramentas pode ser ruim. A ideia é que a equipe consiga se organizar e trabalhar com mais agilidade, para que entregue valor de forma contínua e dentro do prazo.
Inclusive, quando falamos em construção civil, prazo é tudo não é verdade?
Por isso, se você usar somente organizadores de tarefas simples para se organizar, isso não vai garantir que a equipe consiga cumprir os requisitos de agilidade, sendo assim também não vão trabalhar dessa forma.
Como trabalhar de uma forma ágil, então?
Não existe uma fórmula mágica para isso. Tentar vender soluções prontas em softwares ou ferramentas é uma enganação.
O que se precisa mesmo é conhecer a realidade da equipe, empresa e clientes e buscar soluções personalizadas, que atendam a necessidade de cada pessoa.
Há outras alternativas de ferramentas que auxiliam no dia a dia dos gestores e suas equipes. Sabemos que é necessário sair do papel e ter os processos organizados, mas ao invés de se adequar a uma ferramenta pronta, porque não ir atrás de uma ferramenta que se adeque a você?
Há diversos aplicativos de gestão de tarefas, projetos e processos usados comumente em empresas atualmente. Podem ser opções de aplicativos didáticos e práticos, e facilita muito a comunicação dentro das equipes.
Mas o que vemos, é que as equipes que tentam se adequar, acabam se limitando muito por conta disso.
É fácil de se ver que na maioria dos casos as pessoas se apegam cada vez mais ao app e cada vez menos aos princípios que regem uma boa gestão de projetos e de tarefas para as equipes.
E o que torna isso evidente são fatos como: a tela principal do aplicativo ficar totalmente poluída de cartões desorganizados, acúmulo das tarefas atrasadas e um número considerável de pessoas acaba usando agendas ou planilhas para se organizar – duplicando o trabalho.
Ainda, muitas equipes deixam de fazer reuniões de alinhamento porque os gestores acham que todas as informações e demandas já estão ali, basta olhar para o computador ou celular e fazer o que é necessário. O que pode ser uma grande ilusão.
Porque uma metodologia ágil se faz necessária
O segredo do sucesso de usar ferramentas digitais para organização do trabalho está em princípios simples, como:
Organizar os processos, antes de inseri-los no software;
Fazer reuniões frequentes e objetivas dos membros das equipe e registrá-las;
Verificar o avanço da equipe em determinadas tarefas;
Validar com os clientes os projetos para receber feedbacks rápidos e realizar as devidas correções;
O líder deve ser capaz de medir o progresso, remover obstáculos e programar os próximos passos.
Se você notar que suas tarefas (sejam de um projeto específico ou ações pontuais) estão sendo gerenciadas por aplicativos simplificados, e os princípios que falamos acima não estão sendo praticados, podemos chegar à seguinte conclusão: uma hora você vai parar de usar o aplicativo, e seus projetos vão se tornar morosos, atrasados e cada vez mais sem sentido.
É possível conciliar o trabalho com uma ferramenta de organização de projetos? Sim é possível, e pode facilitar muito o dia a dia de uma construtora ou incorporadora. Mas desde que essa ferramenta seja adequada às necessidades da sua empresa, não que sua equipe tenha que se adequar a ela.
Afinal as ferramentas digitais vieram para ajudar tanto em velocidade quanto em escalabilidade e remoção de distâncias geográficas.
Por isso é importante que essas ferramentas digitais sejam utilizadas e alinhadas aos princípios básicos de trabalho e também facilite o dia a dia de quem está usando.
Então muitas pessoas perguntam, qual é o melhor site, qual é a melhor ferramenta: a que puder ser adequada para você. Por isso, busque empresas que estejam dispostas a ajudar no gerenciamento dos seus projetos e facilite o seu dia a dia.