Como os conceitos da filosofia “Lean” relacionados à proposta de valor e eliminação de desperdícios podem contribuir com a elaboração de instrumento para planejamento, gestão e controle.
O temo orçamento tem sua origem no século XVII, a partir da constituição inglesa de 1689, onde o primeiro ministro adotava o procedimento de levar em sua bolsa (Budget) os planos de gastos envoltos do seu governo para o próximo período. A partir do início do século XX, assim como outras práticas de gestão, o conceito também é utilizado como uma ferramenta de gestão das grandes corporações que se formavam e se estabeleciam. Talvez por essa origem, hoje o orçamento é normalmente percebido pelas empresas e seus colaboradores simplesmente como uma previsão de gastos da empresa para o próximo período. Uma “burocracia” que toma tempo dos gestores e que serve para justificar determinadas ações, inclusive de não fazer nada devido a “restrição orçamentária”, justificam-se alguns. Se não for bem conduzido no seu processo de elaboração, não integra as áreas da empresa e possibilita inclusive conflitos entre elas.
Entre as suas limitações e críticas, está o fato do orçamento trabalhar com estimativas de grau de imprevisibilidade elevadas. Também é grande a dificuldade de estabelecer “o que” realmente a empresa precisa fazer para melhorar o seu desempenho, descrito de maneira formal e entendida por todos. Ainda surge como uma limitação deste modelo de gestão o fato dele não ser “automático”, ou seja, precisa haver um plano de execução, acompanhamento e controle.
A partir destas limitações, estabeleço neste texto alguns aspectos que melhoram o entendimento do tema e também demonstro e defendo a importância deste robusto modelo de gestão para as empresas. Amplio o conceito percebido. O orçamento é muito mais do que a previsão de gastos para o próximo período. O procedimento orçamentário é um importante instrumento de planejamento, gestão e controle. Todas funções essências e elementares para qualquer gestor. Vamos entende-las:
A frase atribuída ao físico Albert Einstein “Insanidade é continuar fazendo sempre a mesma coisa e esperar resultados diferentes” é a uma excelente provocação quanto da utilização de planejamento e também da oportunidade da empresa de avaliar as suas ações – por consequência o seu desempenho, e principalmente, como atuar para melhorá-lo. A fase de planejamento do orçamento pode ser desenvolvida a partir da seguinte lógica. Quais as condições do ambiente afetam o meu negócio? Qual o grau de competitividade do meu negócio? Como a minha estrutura interna pode reagir a determinadas condições? E ainda, como me posicionar diante destas condições analisadas? Estes questionamentos são elaborados a partir do “pensar” a empresa. São construções estratégicas. As respostas devem convergir para a denominada proposta de valor ao cliente. Surge desta avaliação a primeira relação da prática do orçamento com a filosofia “Lean”. Independente do posicionamento da empresa, a sua orientação deve ser para o conceito de empresa “puxada”, ou seja, quem realmente define o que a empresa irá fazer é o mercado (cliente), a partir de percepção de valor oferecido pela empresa. O mapeamento do fluxo de valor e o posicionamento voltado ao cliente – (voz do cliente), práticas enraizadas na modelagem “Lean” são premissas interessantes para se estabelecer no planejamento da empresa. Orientar a empresa a ir contra essa “remada” poderá restringir ganhos ao negócio e por consequência, afetar o seu resultado. Se isso já vem ocorrendo, é preciso entender a fundo a frase do início deste parágrafo.
Outro ponto que aproxima os modelos de gestão é a eliminação de desperdícios. Nesta situação, resgato um tipo de orçamento que encontra pontos em comum com essa boa prática. O orçamento base zero (OBZ) surgiu nos anos 1970, com a publicação do artigo de Peter A. Pyhrr publicado pela revista Harvard Business Review, porém interpretações equivocadas do modelo e má condução do processo de elaboração fez com que seus benefícios não fossem percebidos adequadamente. No Brasil, empresas como a Ambev e mais recentemente a Petrobrás utilizam de suas práticas.
Embora o próprio nome do orçamento já o tipifica, sinalizando para uma condição que apresente uma inexistência de base para estabelecer uma referência orçamentária, devemos considerar que a sua metodologia é muito mais do que isso. A rigor, o OBZ propõe uma análise e um processo intenso sobre o retorno mais eficiente sobre os gastos, de “baixo para cima”. Cada centavo proposto nos investimentos, custos e despesas é avaliado, e só se justifica a proposição orçamentária após um ranking ou classificação destes dispêndios. Conseguimos relacionar estes pontos com a eliminação de desperdícios. Se conseguirmos relacionar esta metodologia com a proposição de valor, então temos um planejamento robusto. Por exemplo: se vamos fazer um novo investimento, este gasto é avaliado a partir do benefício e valor percebido que trará ao cliente, e não a partir de uma previsão interna de substituição de um ativo. Com certeza nesta altura você deve ter identificado vários exemplos de propostas orçamentárias sem a devida relação de benefícios aos clientes, infelizmente esse fato é mais comum que imaginamos.
O orçamento base zero não enxerga a redução de custos de forma linear e sim escolhe prioridades a partir de metas estabelecidas. Cada prioridade escolhida, defendida e aprovada pelos próprios gestores. Dessa forma, o processo estaria rompendo com a inércia de custos e desperdícios do passado e propondo uma verdadeira cultura de custos e eficiência para a empresa, além de integrar e orientar as ações da empresa, em todas as suas áreas.
Para finalizar, outra relação interessante entre o orçamento base zero e o pensamento “Lean” é a execução destas ferramentas. Como já mencionado, a execução do orçamento não é “automática”. Há necessidade de métodos, gestão de rotinas e acompanhamento que contribuíram para o êxito dos modelos aqui expostos. A formação do time e suas lideranças também é um ponto chave, mas são temas para uma próxima conversa. No atual contexto de negócios vale a reflexão: Se o que a empresa oferece é importante … e os recursos usados no seu processo são caros, então definitivamente vale a pena usá-los da melhor maneira.
Luiz Eduardo Lanzini é consultor e sócio da Trajetória Consultoria