A palavra Catchball quando ouvida pela primeira vez em um processo de implementação da filosofia Lean gera muita curiosidade, porque quando tentamos imaginar o significado pela mera tradução literal da expressão não fará sentido: “pegar a bola”. Mas, quando passamos a entender a metodologia e o conceito, não poderia haver expressão mais simples para simbolizar o processo.
“Catchball é uma simples metáfora para uma colaboração, onde uma bola é lançada entre as pessoas de uma maneira que todos estão envolvidos no jogo. Como parte da Implantação de Estratégia, é jogar uma bola entre os membros da organização, onde a bola é uma ideia ou proposta de mudança ou melhoria. Assim, o desenvolvimento de uma ideia se torna um esporte em equipe, onde todos estão envolvidos em melhorá-la.”
Como é utilizado na prática
Na metodologia desenvolvida pela Trajetória, o processo de elaboração do cascateamento de estratégia e busca do consenso se apoia em outra ferramenta Lean, o A3, que por sua origem na Toyota foi concebido neste formato de papel e com uma metodologia que concebe o contexto, estado atual, metas futuras, análise da situação, definição do estado futuro e as contramedidas, acompanhadas por um plano de ação e acompanhamento.
Através desta metodologia preparamos junto a alta administração o A3 Mãe (estratégico da organização), o qual é apresentado pelo principal executivo aos gestores de áreas, estes recebem os dados de entrada para elaboração de seus A3 Filhos (táticos/departamentais), ou seja, a primeira vez que a bola é repassada.
Os gestores de área reúnem as pessoas de sua equipe e conduzem a elaboração de seus A3, sempre com o alinhamento e expectativa recebidas do A3 mãe. Durante este processo costumamos estar presentes auxiliando com a metodologia e a experiência vivida em mais de 15 anos de aplicação da ferramenta.
O processo é todo calendarizado com uma data marcada para o evento catchball, onde todos os gestores têm oportunidade de apresentar seus A3 aos pares e alta administração (novamente a bola sendo lançada). Durante este evento todos os participantes têm um tempo para enviar aos apresentadores sugestões de melhoria, pontos de eventuais conflitos ou necessidades de ajustes.
No evento Catchball a bola não para de passar de mão em mão porque todas as questões levantadas têm um tempo para discussão e consenso, para que estejam inclusive o alinhamento vertical realizado.
O fechamento do processo se dá quando todos os gestores têm seu A3 revisado incluindo as várias trocas de bola ocorridas e a partir deste momento cascateiam aos seus times quais são as prioridades e foco do negócio, sendo essa a última jogada deste processo.
Espero que com essa breve explicação possa ter contribuído para que possam jogar a bola com suas equipes.
*What is catchball? Karl Scotland.