Nos últimos anos, testemunhamos avanços significativos na tecnologia, especialmente com a ascensão da Inteligência Artificial. Esses avanços abriram portas para uma ampla gama de sistemas e softwares que oferecem suporte às atividades corporativas. Quando se trata do mundo dos negócios, esses sistemas desempenham um papel fundamental no gerenciamento e automação de processos, armazenamento, controle e análise de dados. Eles trazem consigo inúmeros benefícios, como aumento da produtividade, eficiência no fluxo de informações entre processos, áreas e departamentos, redução de custos e maior competitividade.
No setor administrativo, alguns tipos de softwares têm se destacado, como os sistemas voltados para CRM (Customer Relationship Management), Gerenciadores de Processo, ERP (Enterprise Resource Planning) e BI (Business Intelligence). Ao integrar esses sistemas com outras soluções já existentes na organização, é possível obter um poderoso conjunto de ferramentas que impulsionam a competitividade no mercado. De fato, de acordo com a Harvard Business Review, empresas que ainda não iniciaram sua jornada rumo à transformação digital estão ficando para trás, com uma desvantagem de 24% em relação à concorrência.
No entanto, é essencial destacar que a simples aquisição de um sistema não garante automaticamente resultados satisfatórios. Um dos maiores erros cometidos pelas empresas é adquirir um sistema sem analisar previamente os requisitos do processo ao qual ele dará suporte. Cada processo possui suas particularidades, que variam de acordo com a estratégia organizacional, o fluxo das atividades e as interfaces com outros sistemas ou departamentos.
Frequentemente, as organizações concluem erroneamente que um sistema não atende às necessidades, quando, na realidade, a falta de padronização dos processos internos é a verdadeira causa de problemas, independentemente do software utilizado. Além disso, a ausência de treinamento adequado para os colaboradores executarem suas atividades resultam em retrabalho e pode levar ao estigma de que o sistema é o vilão da história.
Para garantir uma implementação bem-sucedida, tanto em casos de processos já implementados de forma ineficiente quanto em sistemas a serem implementados, é necessário utilizar metodologias que identifiquem o cenário atual do processo e levantem os requisitos e limitações. Somente dessa forma é possível modelar o processo futuro, considerando o sistema escolhido, a padronização dos processos, a usabilidade do usuário, as integrações e a internalização do conhecimento.
Aqui estão algumas etapas cruciais para uma implementação assertiva:
Levantar o estado atual dos processos;
Identificar os requisitos e limitações dos processos;
Analisar sistemas/softwares que atendam aos requisitos identificados;
Projetar o estado futuro do processo, incorporando o sistema/software escolhido;
Implementar o sistema e treinar os colaboradores;
Validar o processo;
Padronizar o processo.
Ao combinar a implementação de novas tecnologias com uma abordagem de melhoria contínua, as empresas podem garantir que alcancem os resultados esperados. É fundamental que as organizações sejam proativas na busca por soluções tecnológicas adequadas aos seus processos, visando à otimização, eficiência e maior competitividade no mercado atual.
Como empresa de consultoria de processos, entendemos a importância de uma implementação cuidadosa e orientada para resultados. Estamos prontos para auxiliar sua organização para jornada de transformação digital, fornecendo metodologias comprovadas, expertise técnica e suporte especializado para garantir que você alcance o máximo benefício. Entre em contato conosco e descubra como podemos ajudar a impulsionar sua eficiência operacional e competitividade no mercado.