O feedback é extremamente importante quando se trata de gerenciar pessoas. Existem várias ações que podem ajudar a desenvolver uma cultura de feedback. Uma dessas ações é definir modelos e exemplos de feedback para apoiar os líderes. Isso é um passo crucial para que o feedback se torne parte da Cultura da Empresa. Leia este artigo até o final para aproveitar as dicas que compartilhamos aqui.
O Poder do Reconhecimento: Como oferecer feedback positivo
Feedback positivo ou de elogio é importante porque reconhece e valoriza o desempenho excepcional de um colaborador. Isso tem um impacto muito positivo, motivando-os a continuarem se desenvolvendo e apresentando resultados ainda melhores.
No entanto, é essencial que o elogio não seja vazio ou superficial. Elogios sem fundamento podem incentivar um desempenho mediano ou abaixo da média. Quando alguém recebe elogios sem realmente merecê-los, eles perdem o seu significado.
Por outro lado, quando o elogio é baseado em algo que realmente diferencia a pessoa, o impacto é diferente! Ele tem o poder de inspirar e motivar a pessoa a ir além e superar-se. Mas como estruturar o feedback de elogio de forma que não seja superficial? Vamos ver a seguir.
Para evitar que o feedback de elogio seja vazio, é importante contextualizá-lo. Isso significa deixar claro o fato ou situação que evidenciou o merecimento do elogio. É necessário destacar o desempenho, conhecimento, habilidade ou comportamento diferenciado do colaborador.
Dessa forma, os fatos adicionam peso e culturas ao feedback. Evidenciar os fatos elimina suposições, reduz a subjetividade e evita favoritismos.
Reconhecimento e Motivação: Roteiro para um Feedback Positivo
Primeiro, relacione a ocorrência, a circunstância que levou à percepção do merecimento do elogio. Estabeleça uma conexão entre o evento e o desempenho ou a habilidade que se destacou na situação, destacando merecimento.
Reconhecendo o Talento: Exemplo de Feedback Positivo
"Ana, gostaria de destacar a sua participação no processo de atendimento da equipe de vendas. Foi notável a forma como você assumiu responsabilidades, mesmo sendo uma nova integrante da equipe.
Sua contribuição na análise de mercado e na identificação de novas oportunidades foi extremamente valiosa. Além disso, sua habilidade de comunicação e relacionamento interpessoal foram essenciais para motivar e engajar os membros da equipe.
A maneira como você liderou o processo de implementação das estratégias resultou em um aumento significativo nas vendas. Seu comprometimento e dedicação são dignos de reconhecimento.
Parabéns pelo seu excelente trabalho e por ser uma peça fundamental nesse processo de transformação da nossa equipe de vendas!"
Esse tipo de feedback de elogio bem embasado é extremamente valioso. Além de fornecer satisfação pela valorização recebida, a pessoa compreenderá claramente quais aspectos foram reconhecidos. Isso resultará em uma maior motivação para desenvolver ainda mais as habilidades elogiadas.
Além disso, o departamento de Recursos Humanos junto ao Gestor poderá estabelecer um Plano de Desenvolvimento Individual (PDI) para preparar a Ana para assumir futuramente uma posição de liderança.
"Guiando o Crescimento Profissional: Estratégias para Dar Feedback de Orientação e Melhoria"
É importante esclarecer que os feedbacks não devem ser vistos como negativos. Eles são uma ferramenta de desenvolvimento e, portanto, não existem feedbacks negativos. Em vez disso, existem feedbacks que fornecem orientação para melhorias. Agora, vamos explorar como estruturar um feedback de orientação para melhorias usando a técnica FCA (Fato-Causa-Ação).
Primeiro passo: Expor a situação
Esse tipo de feedback pode ser desafiador, pois envolve apontar áreas de melhoria. No entanto, uma maneira de lidar com isso é abordar a situação de forma clara.
Em outras palavras, é importante conversar objetivamente com a pessoa avaliada sobre essas questões. Assim como nos feedbacks positivos, a exposição dos fatos é essencial para eliminar suposições e subjetividades. Nada substitui uma conversa aberta e franca sobre as áreas que precisam ser melhoradas.
Segundo passo: Identificando a Causa e Definindo a Melhoria
O segundo passo para estruturar um feedback de orientação de melhoria consiste em identificar a raiz do problema. Isso envolve compreender o que precisa ser alcançado ou desenvolvido para melhorar a situação que não está indo tão bem. Entre as razões mais frequentes estão as lacunas nas competências que impactam o desempenho, seja em habilidades técnicas ou comportamentais. No entanto, as causas podem incluir outros aspectos, como a falta de recursos adequados para o trabalho ou questões pessoais.
De qualquer forma, é essencial envolver a pessoa na identificação da causa a ser melhorada ou corrigida. Ao conscientizar-se do que precisa ser melhorado, o colaborador tende a se comprometer mais.
Terceiro passo: Direcionando ações para Resolução e Melhoria
Em terceiro lugar, é crucial fornecer orientações claras sobre as ações que devem ser tomadas para tratar a causa identificada. É importante não apenas apontar o problema, mas também orientar as ações necessárias para a melhoria e desenvolvimento do colaborador. Essas ações podem variar desde orientações simples do próprio gestor até medidas mais abrangentes de desenvolvimento. Orientações simples que o gestor podem incluir:
Instruções sobre a melhor forma de executar uma atividade;
Explicação mais detalhada sobre o funcionamento de um processo;
Esclarecimento de um procedimento de trabalho;
Orientação comportamental, entre outros.
No entanto, em alguns casos, uma orientação simples pode não ser suficiente. Nesses casos, pode ser necessário implementar ações mais robustas, como treinamentos ou um conjunto de atividades de desenvolvimento, que podem ser criadas em um Plano de Desenvolvimento Individual (PDI).
Desenvolvendo uma Ponte entre o Feedback e os Desempenhos e Competências - Estratégias para Orientação Efetiva.
Outro aspecto relevante é estabelecer, sempre que viável, uma conexão entre o feedback e a melhoria do desempenho ou desenvolvimento de competências, independentemente de serem habilidades comportamentais ou técnicas. Ao estabelecer uma relação clara entre o feedback e o aprimoramento necessário do desempenho ou desenvolvimento de competências, torna-se mais concreto e compreensível. Isso facilita o reconhecimento da importância do feedback por parte do colaborador. Portanto:
Discutimos a situação ou os eventos ocorridos;
Identificamos a causa e conectamos essa causa a uma competência ou desempenho exigido para o cargo;
Em seguida, orientamos as ações necessárias.
Resumindo, não se trata apenas de apontar o problema, mas também de identificar sua causa e fornecer direcionamentos para ações corretivas. Em nossa empresa, seguimos a abordagem FCA (Fato-Causa-Ação) para estruturar feedbacks de forma eficiente. Agora, vamos considerar um exemplo prático.
Exemplo de feedback
Fato: "Pedro, tenho notado que ultimamente você não tem conseguido entregar o relatório no prazo estabelecido. Isso tem impactado a capacidade de visualizar a equipe, pois acaba gerando atrasos em outros processos. É importante que possamos trabalhar juntos para resolver essa questão."
Causa: "Você poderia me explicar quais fatores contribuíram para esse problema? Existe algo específico que esteja dificultando o cumprimento dos prazos? Quero entender melhor as razões por trás dessa dificuldade."
Ação
Orientação para ação: "Acredito que seria benéfico revermos a forma como você está organizando seu tempo e priorizando suas tarefas. É essencial que você tenha clareza sobre as demandas e estabeleça um planejamento adequado para cumprir os prazos. Além disso, podemos explorar algumas técnicas de gerenciamento de tempo e estabelecer metas realistas. Vamos trabalhar juntos para desenvolver suas habilidades nessa área e superar esse desafio."
Estabelecer um planejamento detalhado: Ajude o Pedro a criar um cronograma com prazos específicos para cada etapa do processo de elaboração do relatório. Isso permitirá uma melhor organização do tempo e uma visão clara das tarefas a serem realizadas. Aprimorar as habilidades de gerenciamento de tempo: Indique recursos, como livros, cursos ou workshops, que podem auxiliar o Pedro a aprimorar suas habilidades de gerenciamento de tempo. Isso inclui técnicas de priorização, definição de metas e otimização da produtividade.
Implementar revisões intermediárias: Sugira ao Pedro a prática de revisões intermediárias do relatório, de forma a identificar erros ou inconsistências antes da entrega final. Isso permitirá correções mais ágeis e evitar retrabalhos.
Acompanhamento e feedback contínuo: Estabeleça um acompanhamento regular das atividades do Pedro e forneça feedback construtivo ao longo do processo. Isso permitirá a identificação de áreas de melhoria e ajuste de estratégias conforme necessário.
Participação em treinamentos ou capacitações específicas: Identifique treinamentos ou capacitações que possam ajudar o Pedro a adquirir habilidades adicionais relevantes para aprimorar seu desempenho na elaboração de relatório. Isso pode incluir cursos de escrita técnica, análise de dados ou softwares específicos.
Essas ações podem ser construídas em um Plano de Desenvolvimento Individual (PDI) para o Pedro, com metas, prazos e acompanhamento regular para monitorar seu progresso e promover sua evolução na área de entrega de relatórios.
O colaborador é o centro da F-C-A
Note que ao envolver o colaborador ativamente no plano de ação decorrente do feedback, reforçamos a importância de sua participação e seu papel protagonista no processo de desenvolvimento e evolução profissional.
Pós - feedback
Após o feedback, é importante não encerrar o processo. O líder deve acompanhar o colaborador nas ações decididas até que a causa identificada seja tratada. Recomendamos classificar o feedback como "resolvido" quando uma orientação simples resolve uma situação e não exige acompanhamento adicional. Já o feedback “pendente” requer acompanhamento contínuo do líder e do RH para garantir a realização das ações definidas. Com o tempo, a prática do feedback se torna mais natural e as pessoas incorporam essa técnica de forma consistente, fortalecendo a cultura organizacional.
Feedback de acompanhamento
O feedback de acompanhamento é importante mesmo quando o desempenho e as competências de um colaborador são fortalecidos, sem necessidade de correção. É fundamental que os líderes mantenham uma proximidade constante, realizando conversas periódicas para acompanhar o progresso, oferecer apoio e orientações, além de ouvir as perspectivas e necessidades individuais dos colaboradores. Estabelecer um roteiro para o feedback de acompanhamento ajuda a garantir que os principais pontos sejam observados, promovendo um ambiente propício para a troca de informações e ideias entre líder e colaborador.
Roteiro para feedback de acompanhamento:
Orientações gerais: Compartilhar diretrizes relacionadas ao trabalho, metas e objetivos da equipe, oferecendo orientações necessárias.
Reforço positivo: Reconhecer o que está indo bem e incentivar a continuidade do bom trabalho.
Identificação de dificuldades: Identificar falta de recursos , que podem impactar seu desempenho.
Sugestões de melhorias: Solicitar sugestões do colaborador para aprimorar os processos da área.
Ouvir o colaborador: Dar espaço para o colaborador expressar suas expectativas, opiniões e ideias, fortalecendo a comunicação e o engajamento.
Esse roteiro para o feedback de acompanhamento visa fornecer orientações, reforço positivo, identificação de dificuldades, estímulo à participação ativa e melhoria contínua.
Registro do feedback
O registro dos feedbacks é essencial para transformá-los em um verdadeiro instrumento de desenvolvimento. Ao documentar as orientações de melhoria, desenvolvimento e estímulo, evita-se a perda de informações importantes. Além disso, ao criar um histórico de fatos e situações concretas, teremos em mãos uma ferramenta valiosa para promover um desenvolvimento consistente do colaborador, permitindo o acompanhamento da evolução dele e que subsidiará decisões futuras dos gestores.