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Como aplicar a digitalização na sua empresa

Sem soluções mágicas por aqui, vamos te ensinar a alcançar seus objetivos com a metodologia e o planejamento adequado!

Cada vez mais as empresas estão em busca da aplicação de tecnologias em seus processos e produtos para solucionar seus problemas. Porém, algumas organizações enxergam os sistemas e softwares como uma solução mágica para todas as dificuldades, quando ela é um meio para otimizar os processos e resultados.


O tema da digitalização está em alta no mercado e muito se fala da importância disso para a competitividade. É certo que sua prática gera muitos benefícios para as empresas quando aplicada de forma estratégica e planejada. Para garantir essas duas aplicações, podemos seguir as seguintes etapas:


1. Ter metas estratégicas bem definidas:

Conhecer, ou até em alguns casos, estabelecer a estratégia da organização é importante para tomar decisões assertivas e investir na digitalização de ações que contribuam para o atingimento das metas.


2. Avaliar de forma macro a empresa/área:

Conhecendo a estratégia da empresa, o próximo passo é avaliar como estão os resultados, processos e produtos. Eles estão adequados à estratégia e às expectativas do cliente?


3. Definir quais são os gargalos e fragilidades:

A partir da análise crítica conseguimos entender quais são as áreas, produtos e processos que precisam ser priorizados. E assim dar atenção primeiro aos gargalos mais críticos dos processos importantes no dia a dia do negócio.


4. Mapear os processos identificados como críticos:

Entender como os processos fluem entre os departamentos e como elas são realizadas é fundamental para entender quais são as dificuldades enfrentadas e onde a digitalização faz sentido para a partir de então, propor melhorias e entender as melhores soluções.


5. Padronizar os processos e definir as necessidades e requisitos de sistema;

Ainda não é o momento para definir o sistema e implementá-lo. Caso identifique fragilidades no processo é necessário primeiro corrigir o fluxo para evitar que os erros sejam apenas transferidos para o sistema.


6. Avaliar as ferramentas disponíveis no mercado:

Com a padronização do processo e definição do fluxo é possível definir os requisitos necessários para atingir o resultado esperado da digitalização. Assim, chegou o momento para entender quais ferramentas do mercado atendem essas necessidades.


7. Implantar:

Na implementação é importante garantir que todos os requisitos estão corretos antes da liberação. Implantar um sistema do zero é mais fácil do que realizar grandes correções!


8. Treinar os usuários e suportar a equipe:

Um bom treinamento é fundamental para atingir o sucesso da digitalização. Mudança é algo desconfortável; por isso, é necessário tempo para que as pessoas se adaptem à nova rotina.

O acompanhamento após a aplicação é muito importante para garantir a efetividade do uso conforme estabelecido no momento da implantação.


Muitas empresas erram ao não prestar suporte aos usuários após os treinamentos, chegando até a retornar ao processo inicial por dificuldades com a ferramenta.


Portanto, uma empresa que não tem seus processos bem estruturados e padronizados ao implementar um novo sistema possivelmente não terá o resultado esperado, pois, os problemas não foram solucionados, foram apenas transferidos para o meio digital. E se anteriormente ela não tinha nenhuma forma de controle, os problemas que eram camuflados agora se tornarão visíveis.


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