A gestão de contratos é uma parte vital de todas as operações empresariais e acaba sendo a principal dor de todas as empresas, independentemente de seus segmentos, pois, muitas delas realizam a gestão através de planilhas e de forma manual, não tendo assertividade e visibilidade sobre os custos associados a esses contratos, aos prazos de vigências e as oportunidades de otimização, tornando difícil para os negócios maximizarem seus lucros e minimizarem riscos.
É uma área que vem passando por uma grande revolução digital e ocorre de forma silenciosa e impactante. Com ela, todo esse processo contratual que antes era marcado por documentos em papel, assinaturas manuais, processos morosos, gestão contratual através de planilhas, tem se adaptado às tecnologias e inovações do mercado, tornando a cada dia mais eficiente, ágil e precisa. Ou seja, a transformação digital tem um conceito que permeia todas as empresas, seja indústria, incorporadora, construtora, imobiliárias, franquias ou qualquer outro segmento, buscando impulsionar grandes mudanças nos processos e operações.
Grandes companhias ainda realizam a gestão de seus contratos de maneira tradicional, sendo em sua maioria um processo manual, complexo, demorado, sujeito a erros humanos e ineficiências. A revolução digital chegou para mudar radicalmente a forma como as empresas abordam a gestão de contratos, resolvendo todos os problemas com a exploração das soluções tecnológicas da seguinte forma:
Centralização e Armazenamento Digital: os contratos estão sendo armazenados digitalmente, através das nuvens e/ou em repositórios seguros e acessíveis de qualquer lugar. Isso significa que todas as partes interessadas têm acesso rápido a contratos e informações relacionadas.
Automatização de processos: a automação e definição dos fluxos de trabalhos através de workflow agiliza a criação, aprovação e renovação dos contratos. Isso reduz atrasos e elimina erros humanos, economizando tempos e recursos.
Análise de dados avançados: plataformas de gestão de contratos são oferecidas com a possibilidade de realizar análises através de tecnologias como big data e inteligência artificial sobre o desempenho de contratos de forma individual e/ou de todo o portfólio, bem como fornecer a visibilidade sobre os custos, lucros e prazos, permitindo uma tomada de decisão mais assertiva e estratégica.
Alertas e Notificações: as soluções digitais têm trabalhado com sistemas de alerta e notificações automáticas para as renovações iminentes, dados de vencimento e outras obrigações contratuais, auxiliando as empresas a não perderem oportunidades importantes e evitar toda e qualquer multa aplicável.
Contratos Inteligentes: os contratos inteligentes são baseados em blockchain, permitindo que as cláusulas contratuais sejam executadas automaticamente quando as condições forem atendidas, melhorando a transparência e as disputas.
A aplicação da transformação digital na gestão dos contratos não é apenas uma questão de modernização, mas sim uma busca por visibilidade, eficiência e lucro. As empresas agora podem tomar decisões estratégicas baseadas em dados, identificando oportunidades de otimização e minimizando riscos legais. Além disso, a centralização e automação dos processos acabam economizando recursos importantes, permitindo que as equipes se concentrem em atividades estratégicas e não em atividades operacionais que não agreguem valor.
Essa revolução digital que vem ocorrendo traz uma ruptura na dor que todas as empresas têm passado. A visibilidade em tempo real sobre os custos, lucros e prazos está se tornando uma realidade, graças às soluções digitais tecnológicas. À medida que mais empresas têm adotado e implementado essas tecnologias, têm-se maximizado seus resultados financeiros e permanecendo competitivas em um mundo de negócios em constante evolução. Portanto, não há dúvidas de que a transformação digital na área contratual não se trata de uma opção, mas sim uma necessidade para as empresas que desejam manter sua competitividade e prosperar no futuro.